OA系統升級學習后的問題反映
OA系統升級后,界面更為方便、靈活,批處理文件等方面功能也得到了加強,大家普通反映很好。但是也提到有些感覺美中不足的地方,和操作中的疑惑:
一、OA與BQQ同為辦公系統平臺,即時對話功能相似,現在基本以OA為主,BQQ為輔。但是在實際應用過程中,相當一部分人員認為同時上OA與BQQ麻煩,工作常受打擾。為了推進信息化應用,公司曾經要求辦公人員每半天必須上OA處理,但是,由于BQQ應用在先,大家還是喜歡應用BQQ些,并且OA有同時只能50人上線的限制,而BQQ沒有。好多人至今都沒有上OA的工作習慣。使得OA系統的功能應用遠沒有發揮應有的作用。對此有不成熟的建議,開展OA應用積分評比獎勵,激勵OA的應用。
二、充分發揮OA遠程辦公優勢,現在公司基本做到辦公人員人人有電腦,人人能用OA,只是督促大家養成使用OA的習慣問題。對此有不成熟的建議,如果將OA中的待處理信息用手機信息進行提醒,將大大提高OA的應用。設想,如手機短信提醒協同待處理,或是直接在手機上處理協同,看新聞、論壇。
三、OA系統中,月計劃、周計劃、日計劃,系統設置的內在聯系不強。目前僅有計劃的時間性邏輯關系。在計劃的內容上沒有邏輯關系。就是日計劃寫A\B\C\D四項計劃, 臨時計劃在本周內增加了X\Y\Z三項計劃,同時本周內有其他日計劃E/F/G/H/I五項計劃,而同一周的周計劃卻是與此完全不同的J/K/L三項計劃。而所有這15項計劃,又都不是本月計劃,也不是本月計劃的分解里程碑。對此有不成熟的建議,我們的年度分解至月度計劃,月度計劃分解至周計劃,周計劃再分解至日計劃,是一級級的分解而來的,要在OA計劃系統平臺中有這種內在邏輯關系,日計劃必須是這些分解計劃中的里程碑,或是這些計劃中相關內容才有效,系統自動統計這些計劃的進度。也就是說各種計劃之間建立內在邏輯聯系,并且分類統計,直觀表達,提高計劃執行力。設想:我的日計劃有A\B\C\D三項計劃,而我的臨時計劃在本周內增加了一項X\Y\Z三項計劃,同時本周內我有其他日計劃E/F/G/H/I五項計劃,周計劃自動匯總為這12項計劃,并且日程表自動排出,做周計劃時,只要將這12項標出重要度,并且按重要度排序,檢查完成進度即可。同理,月計劃是周計劃的自動匯總和日程表拉出,做月計劃時,只是按重要度再次排序。檢查完成情況,調整重要度。領導審查和加減計劃后,本人再作調整,這都是同一計劃平臺,自動形成“待處理”“已處理”的范圍內容。讓計劃天天受關注,讓計劃天天在變化,這樣的計劃更貼進工作實際,真正做到計劃指導行動,想事做事就有計劃。而計劃的自動生成和自動進度顯示,更能有效地提醒我們關注效率,關注重點。越是基層,計劃調整越多,越是中高層,計劃調整越少。中高層對下層的計劃審查,可以定時,但是基層的計劃根據各方面,日日、時時調整。只有這樣,基層員工在做什么,做什么最有效,是否跟著指揮棒在行動,才能真正反映出來。計劃的完成度系統要能高效分類和統計,這樣將大大提高計劃的執行力。
四、OA系統中,協同沒有按一定的邏輯關系或項目串起來。與計劃系統一樣。協同人人在發,或許對一個工作崗位來說,協同還有一定的分類和邏輯,但對于整個公司來說,協同內容、協同流程、重疊、重復,浪費了大量的資源,還常常惹得大家叫煩。對此有不成熟的建議,開展各部門各崗OA協同無縫對接活動,優化工作流程,提高管理效率。
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